StaySync

Η εφαρμογή StaySync είναι μία τρίτη εφαρμογή παράλληλης χρήσης με το Welcome PMS. Πρόκειται για ένα βοήθημα του υπεύθυνου κρατήσεων στις καθημερινές του εργασίες., εντός η εκτός ξενοδοχείου.

Πατήστε πάνω στις εικόνες για να τις μεγενθύνετε

Αρχική οθόνη

Με την είσοδο σας στην εφαρμογή, βλέπετε την αρχική οθόνη από την οποία έχετε άμεση πρόσβαση στα μενού "Pre-Booking", "Confirmation" και Cancellation" καθώς και στα βοηθητικά "Reports" και "Mobile Check-In". Όπως βλέπετε, μπορείτε να αλλάξετε την εμφάνιση ανάμεσα σε δύο επιλογές, ανάλογα τη δική σας προτίμηση.

Pre-Booking

Πατώντας στο μενού Pre-Booking, ανοίγει η φόρμα καταχώρησης κράτησης. Συμπληρώνουμε όλα τα πεδία που μας δίνει ο επισκέπτης. Στο τέλος της φόρμας θα βρούμε ένα κουμπί αποθήκευσης και αποστολής Email στο πελάτη και ένα κουμπί συγχρονισμού με του Welcome PMS.

Ανάλογα τη γλώσσα που έχετε επιλέξει το Email που λαμβάνει ο πελάτης είναι διαφορετικό. Μπορείτε παιρνώντας μια κράτηση στα Ελληνικά να στείλετε κείμενο στα Ελληνικά και τις X,Y τράπεζες, ενώ με επιλεγμένα Αγγλικά, Αγγλικό κείμενο και Z τράπεζες για τη προσθήκη προκαταβολής

Το συνολικό ποσό της κράτησης υπολογίζεται αυτόματα από το πολλαπλασιασμό των ημερήσιων διανυκτερεύσεων ανά δωμάτιο

Μπορούμε να ορίσουμε συγκεκριμένες συνθήκες για τη προκαταβολή και συγκεκριμένες συνθήκες Refund Policy. Για παράδειγμα, αν το κόστος της κράτησης είναι μικρότερο από 100€, ζητάμε 100% προκαταβολή, ενώ για μεγαλύτερο ποσό, 20%

Ειδοποίηση νέας κράτησης

Ειδοποίηση Manager

Μετά τη προσθήκη Pre-Booking, ο Manager θα λάβει ένα ενημερωτικό Email ότι έχει περαστεί μια νέα προκράτηση.

Ειδοποίηση Επισκέπτη

Αντίστοιχα, ο επισκέπτης θα λάβει ένα επιβεβαιωτικό Email με ευχαριστήριο μήνυμα, κουμπί προβολής της κράτησης του, εκτύπωση και λίστα με τρόπους πληρωμής της προκαταβολής.

Προβολή κράτησης επισκέπτη

Ο επισκέπτης μας μπορεί να πατήσει στο Mail που έλαβε το κουμπί "Δείτε τη κράτηση σας OnLine". Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο που θα πρέπει να συμπληρώσει το Email του και θα λάβει έναν κωδικό μιας χρήσης για να δει το Panel της κράτησης. Μέσα από το Panel, μπορεί εύκολα να ζητήσει κάποια αλλαγή, να προσθέσει προκαταβολή, να κάνει Web Checkin και να κατεβάσει σε PDF τη κράτηση. Τέλος, βλέπει το Cancellation Policy της κράτησης του.

Είδοσος στο Panel

Συμπλήρωση Email

Email με κωδικό μιας χρήσης

Συμπλήρωση κωδικού μιας χρήσης

Προβολή του Panel

Αφού συμπληρώσει το κωδικό μιας χρήσης, θα εμφανιστεί το Panel της κράτησης.

Προβολή τρόπων πληρωμής

Πατώντας στο Pay Balance, ο επισκέπτης μας, μπορεί να δει τους διαθέσιμους τρόπους εξόφλησης. Με την επιλογή IRIS Payment (κουμπί Show QR Code) θα του εμφανιστεί το QR Code που μπορεί να σκανάρει απευθείας από την εφαρμογή της τράπεζας του.

Αίτημα αλλαγών

Μόλις ο πελάτης πατήσει Modification Request, μπορεί να επιλέξει το τύπο του Modification. Αν αφορά δηλαδή ημερομηνίες, δωμάτιο, επισκέπτες ή κάτι άλλο. Ανάλογα την επιλογή, συμπληρώνει και τα νέα απαραίτητα στοιχεία.

Ενημέρωση Manager

Μετά το αίτημα του πελάτη, θα ενημερωθεί ο Manager με Email.

Έπειτα, μπορεί να πραγματοποιήσει τις αλλαγές που θέλει ο επισκέπτης ή να τον ενημερώσει ότι δε μπορεί να πραγματοποιηθεί η αλλαγή.

Mobile Check-In

Ο επισκέπτης εδώ, μπορεί να συμπληρώσει τα στοιχεία του πολύ πριν την άφιξη του στο κατάλυμα, επιταχύνοντας έτσι τη διαδικασία του Check in για τη Reception.

Ειδοποίηση Manager

Μετά τη συμπλήρωση της φόρμας Check In, ο Manager λαμβάνει Email με ενημέρωση για τη συμπλήρωση την οποία μπορεί να δει και στο διαχειριστικό περιβάλλον.

Επιβεβαίωση κράτησης

Μόλις ο Manager επιβεβαιώσει τη προκαταβολή, μπορεί να κάνει την επιβεβαίωση της κράτησης μέσα από το διαχειριστικό περιβάλλον. Κάνοντας μια πολύ ευέλικτη αναζήτηση με όλα τα στοιχεία του επισκέπτη, βλέπει την ήδη συμπληρωμένη φόρμα και μπορεί μόνο να προσθέσει τα στοιχεία της προκαταβολής. Στο τέλος της φόρμας θα δούμε κουμπί "Αποθήκευση & Αποστολή Email" καθώς και κουμπί "Update Welcome" με το οποίο θα ενημερώσουμε απευθείας το Welcome PMS με τη προκαταβολή της κράτησης.

Ενημέρωση Πελάτη

Αφού ο Manager πατήσει το "Αποθήκευση & Αποστολή Email", ο πελάτης θα λάβει το επιβεβαιωτικό Email με τις επιλογές να δει ξανά την -ενημερωμένη πλέον- κράτηση του, να την εκτυπώσει ή να τη προσθέσει στο ημερολόγιο του κινητού του (Google Calendar & Apple Calendar)

Ακύρωση κράτησης

Ο Manager μπορεί να ακυρώσει τη κράτηση του καταλύματος ακόμα και αν έχει δωθεί προκαταβολή. Αντίστοιχα και εδώ, θα βρούμε κουμπί "Ακύρωση Κράτησης & Αποστολή Email" καθώς και κουμπί ενημέρωσης του Welcome PMS.

Ειδοποίηση επισκέπτη

Μόλις γίνει η ακύρωση από τον Manager, ο επισκέπτης θα λάβει ενημερωτικό Email που θα αναφέρει ότι εξετάζεται το ενδεχόμενο επιστροφής χρημάτων θα τον παροτρύνει να μην ακυρώσει τελικά τη κράτηση και θα τον ευχαριστεί σε κάθε περίπτωση για τη προτίμηση.

Ειδοποίηση Manager

Μετά την ολοκλήρωση της ακύρωσης, θα λάβει Email και ο Manager για το αρχείο του.

Ειδοποίηση λογιστηρίου

Σε περίπτωση που το επιθυμείτε, αν γίνει ακύρωση μιας κράτησης, μπορεί αν ενημερώνεται το Email του λογιστηρίου ή του υπεύθυνου του οικονομικού τομέα σχετικά με την ακύρωση και την επιστροφή των χρημάτων. Το Email αυτό μπορεί να είναι κοινό με του Manager ή ξεχωριστό ανάλογα τη δική σας προτίμηση.